Voor wie
InvoiMatch is gemaakt voor bedrijven waar inkoopfacturen een dagelijkse stroom zijn, en waar die stroom nu wordt opgevangen door medewerkers die elke factuur bekijken omdat dit proces nog niet is geautomatiseerd.
Profielen
Duizenden goederenfacturen per week, elk met een order en een ontvangst erachter. Verzamelfacturen over meerdere orders, deelleveringen, seizoensprijzen, emballage en statiegeld. De meeste facturen kloppen. Toch gaat elke factuur door dezelfde handen. InvoiMatch haalt de goede facturen uit de stapel en laat alleen de afwijking over.
Wie er dagelijks mee werkt: crediteurenadministratie, inkoop, de finance manager.
Grondstoffen, verpakkingen, onderdelen, transport. Facturen met toeslagen die niet op de order stonden, verpakkingseenheden die anders zijn dan ingekocht, prijsafspraken per periode. Precies de situaties waar een factuur inhoudelijk klopt maar op het eerste gezicht afwijkt. InvoiMatch kent die situaties en behandelt ze volgens de regels die jij instelt.
Wie er dagelijks mee werkt: crediteurenadministratie, logistiek, inkoop.
De bestaande tooling legt de factuur naast de order en meldt een verschil. Maar waarom, en wat dan? Dat gaat een medewerker zelf maar aan de slag: order openen, ontvangst openen, prijsafspraak opzoeken, leverancier mailen. InvoiMatch toont direct de reden, zet de acties klaar en houdt bij wat er met de afwijking gebeurt, tot en met de creditnota.
Wie er dagelijks mee werkt: crediteurenadministratie, applicatiebeheer, inkoop.
Een deel van de leveranciers stuurt via EDI, een deel als PDF, en de eerste Peppol-facturen komen binnen. Drie stromen, drie manieren van verwerken, en Peppol komt eraan voor iedereen. InvoiMatch brengt de kanalen samen in één stroom, met per formaat één inrichting, zodat de overstap op Peppol een instelling wordt in plaats van een project.
Wie er dagelijks mee werkt: crediteurenadministratie, IT, de projectleider Peppol.
Herken je dit
Deze punten horen we het vaakst in de eerste gesprekken. Herken je er drie, dan is een demo de moeite waard.
Er komen honderden of meer inkoopfacturen per week binnen, van tientallen of meer leveranciers.
Elke factuur wordt door een medewerker bekeken, ook de facturen die gewoon kloppen.
Bij een verschil is het uitzoeken: order, ontvangst, prijsafspraak, en dan mailen met inkoop of de leverancier.
Rond de maandafsluiting ligt er een stapel die in bulk wordt weggewerkt.
Facturen komen binnen via meer dan één kanaal, en Peppol staat op de planning of is al begonnen.
Reken het uit
Vul in wat bij jullie ongeveer geldt. De uitkomst is een schatting in uren, geen bedrag.
uur per jaar aan factuurcontrole
werkweken
fte
Tijd van de crediteurenadministratie die grotendeels naar facturen gaat die achteraf klopten.
Schatting op basis van jouw invoer, met dertig minuten per reclamatie als aanname. Wat InvoiMatch hiervan wegneemt, hangt af van je leveranciers en je marges; dat rekenen we in de demo door.
Dertig minuten, jullie facturen, onze werkplek. We laten zien wat InvoiMatch ermee doet en zeggen eerlijk of het past.
Of stuur een mail: info@hupsen.com
