De route van één factuur.
Elke inkoopfactuur doorloopt dezelfde vijf stations. Scroll mee met een factuur van een leverancier en zie waar hij wordt herkend, waar hij wordt vergeleken, waar hij naar een medewerker kan gaan en hoe hij uiteindelijk geboekt in je ERP staat.
Klopt: door. Afwijking: naar de medewerker, en dan door of terug naar de leverancier.
De leverancier stuurt de factuur
Via Peppol, via een EDI-provider, als XML-bestand of als PDF. De leverancier hoeft niets te veranderen aan hoe hij factureert. InvoiMatch heeft per formaat één keer ingesteld hoe de factuur gelezen wordt.
De factuur komt binnen en krijgt een dossier
Elke factuur krijgt een eigen nummer, een status en een historie. Vanaf nu is altijd terug te vinden waar de factuur is, wat ermee gebeurd is en wie er iets mee heeft gedaan. Ook een factuur die technisch niet in orde is, komt binnen en blijft zichtbaar; niets valt buiten beeld.
Leverancier, order en soort factuur worden herkend
InvoiMatch zoekt de leverancier op in je ERP, vindt de order of orders waar de factuur naar verwijst en bepaalt wat voor factuur het is: een goederenfactuur met order, een kostenfactuur zonder order, een creditnota, of een factuur waarvoor nog een order gemaakt moet worden. Dat bepaalt de route die de factuur verder volgt.
Matchen binnen jouw marges, afwijkingen naar de werkplek
Regel voor regel wordt de factuur naast de order en de ontvangst gelegd: aantallen, prijzen, totalen, toeslagen. Wat binnen de marges valt die jij hebt ingesteld, gaat door. Wat erbuiten valt, gaat naar de werkplek van een medewerker, met de reden erbij. Die accepteert, laat goedkeuren of stuurt de factuur als reclamatie terug naar de leverancier.
Geboekt in het ERP, klaar voor de betaalrun
Wat akkoord is, boekt InvoiMatch in je ERP en loopt daarna mee in de betaalrun. Het ERP blijft de plek waar de boeking staat; InvoiMatch is de controle ervoor. Voor de meeste facturen is dit een proces zonder menselijke tussenkomst.
De leverancier stuurt de factuur
Via Peppol, via een EDI-provider, als XML-bestand of als PDF. De leverancier hoeft niets te veranderen aan hoe hij factureert. InvoiMatch heeft per formaat één keer ingesteld hoe de factuur gelezen wordt.
De factuur komt binnen en krijgt een dossier
Elke factuur krijgt een eigen nummer, een status en een historie. Vanaf nu is altijd terug te vinden waar de factuur is, wat ermee gebeurd is en wie er iets mee heeft gedaan. Ook een factuur die technisch niet in orde is, komt binnen en blijft zichtbaar; niets valt buiten beeld.
Leverancier, order en soort factuur worden herkend
InvoiMatch zoekt de leverancier op in je ERP, vindt de order of orders waar de factuur naar verwijst en bepaalt wat voor factuur het is: een goederenfactuur met order, een kostenfactuur zonder order, een creditnota, of een factuur waarvoor nog een order gemaakt moet worden. Dat bepaalt de route die de factuur verder volgt.
Matchen binnen jouw marges, afwijkingen naar de werkplek
Regel voor regel wordt de factuur naast de order en de ontvangst gelegd: aantallen, prijzen, totalen, toeslagen. Wat binnen de marges valt die jij hebt ingesteld, gaat door. Wat erbuiten valt, gaat naar de werkplek van een medewerker, met de reden erbij. Die accepteert, laat goedkeuren of stuurt de factuur als reclamatie terug naar de leverancier.
Geboekt in het ERP, klaar voor de betaalrun
Wat akkoord is, boekt InvoiMatch in je ERP en loopt daarna mee in de betaalrun. Het ERP blijft de plek waar de boeking staat; InvoiMatch is de controle ervoor. Voor de meeste facturen is dit een proces zonder menselijke tussenkomst.
Elk formaat, één loket.
Leveranciers factureren zoals ze factureren. De ene al via Peppol, de andere via een ander EDI-format, een derde misschien nog via PDF per mail. InvoiMatch ontvangt ze allemaal in dezelfde stroom. Per formaat is één keer ingericht welk veld waar staat; daarna leest elke volgende factuur in dat formaat zichzelf. PDF's sluiten aan via Datuvo, dat ze uitleest tot dezelfde gestructureerde gegevens. Een factuur die technisch niet in orde is, wordt niet geweigerd maar zichtbaar gemaakt, zodat niets buiten beeld raakt.
Wie, waarvoor en wat voor factuur.
Voordat er iets vergeleken wordt, moet duidelijk zijn waar de factuur bij hoort. InvoiMatch herkent de leverancier aan de kenmerken die vastliggen in je ERP, vindt de order of de orders waar de factuur naar verwijst, ook bij een verzamelfactuur over meerdere orders, en bepaalt het soort factuur. Een goederenfactuur volgt de volledige matching. Een kostenfactuur zonder order gaat naar codering en goedkeuring. Een creditnota wordt tegen de order gelegd. Een factuur waarvoor geen order bestaat, krijgt een eigen route. En een dubbele factuur wordt natuurlijk ook gespot.
Regel voor regel, totaal voor totaal.
Het matchen gebeurt op drie niveaus. Per regel: is de factuurregel te koppelen aan een orderregel, klopt het aantal met wat is ontvangen, klopt de prijs met de afspraak. Per factuur: kloppen de totalen en de btw met de regels. En per bijzondere post: een transporttoeslag, emballage, statiegeld of een korting wordt herkend en tegen prijsafspraken gelegd, ook als hij niet op de order stond.
Jij bepaalt wat een 1-way, 2-way of 3-way match is voor jouw situatie. Voor het ene factuurtype is een ontvangst vereist, voor het ander volstaat de order. Voor de ene artikelgroep is een cent verschil genoeg om te stoppen, voor de andere is een procent normaal. Alles wat binnen die grenzen valt, gaat door zonder dat iemand ernaar kijkt.
De werkplek toont alleen wat afwijkt, met de reden erbij.
Een factuur die buiten de marges valt, komt op de werkplek van een medewerker. Niet als "mismatch", maar met de reden: deze regel is duurder dan afgesproken, dit aantal is meer dan ontvangen, deze toeslag is onbekend, voor deze factuur is geen order gevonden. De factuur, de order en de ontvangst staan naast elkaar in één scherm.
De medewerker kiest: de afwijking accepteren en de factuur doorlaten, de order aanvullen op basis van de factuur, de factuur laten goedkeuren door de juiste persoon, of de factuur als reclamatie terugsturen naar de leverancier. Eén handeling per factuur, met de mogelijkheid om meerdere facturen tegelijk af te handelen.
Geboekt in het ERP, betaald door het ERP.
Wat akkoord is, wordt in je ERP geboekt en klaargezet voor de betaalrun. De boeking blijft waar hij hoort: in het ERP, met de order erachter. InvoiMatch legt vast wanneer de factuur is geboekt en wat er onderweg is gebeurd. Een afwijking die binnen de marges is geaccepteerd, wordt als zodanig geboekt, zodat het ERP weet dat het verschil bewust is toegestaan. Betalen binnen de gestelde termijn wordt gehaald, omdat de facturen op tijd worden afgewerkt.
Jij richt één keer in wat mag afwijken.
De marges zijn de kern van InvoiMatch. Ze bepalen welke factuur zichzelf verwerkt en welke naar een medewerker gaat. Je stelt ze in als percentage, als bedrag of als combinatie, en je stelt ze in op het niveau waar ze horen: voor het hele bedrijf, per leveranciersgroep, per leverancier of per artikelgroep. Wat je niet apart instelt, volgt de regel erboven. Zo richt je niet elke leverancier apart in, maar overschrijf je alleen waar het nodig is.
Per soort afwijking
Prijs, aantal, totaal, btw en toeslag hebben elk een eigen marge. Een cent afronding op de btw is normaal, een procent op de prijs het onderzoeken waard.
Per niveau
Een verstandige standaard voor het hele bedrijf, een strakkere marge voor de leverancier die vaak afwijkt, een ruimere voor de artikelgroep met wisselende dagprijzen.
Per ernst
Per controle bepaal je wat er gebeurt bij een afwijking: doorlaten en registreren, stoppen en voorleggen, of overslaan omdat de controle voor dit factuurtype niet van toepassing is.
Niet eens met de factuur? De leverancier hoort het direct.
Wijkt een factuur af en is de leverancier degene die het moet oplossen, dan start de medewerker een reclamatie vanuit de factuur zelf. InvoiMatch zet klaar wat de leverancier moet weten: welke factuur, welke regels, wat er volgens de order had moeten staan en wat er gevraagd wordt: een aangepaste factuur of een creditnota voor het verschil.
De reclamatie hangt aan de factuur. De factuur wacht met een eigen status, de correspondentie staat erbij, en zodra de creditnota binnenkomt, herkent InvoiMatch dat het verschil is opgelost. Meerdere facturen van dezelfde leverancier kunnen in één reclamatie mee. Wat vroeger een mailwisseling was die niemand meer terugvond, is nu een dossier.
Goedkeuren waar het moet, niet waar het al gebeurd is.
Een goederenfactuur met een order is in feite al goedgekeurd: de order was de goedkeuring. Goedkeuring speelt vooral bij kostenfacturen zonder order, en bij facturen die meer vragen dan de order toestaat. Daarvoor richt je niveaus in op het bedrag: tot een bepaald bedrag tekent één medewerker met mandaat, daarboven tekenen ook het afdelingshoofd, de manager en uiteindelijk de directie mee. Hoe hoger het bedrag, hoe meer mensen ervoor tekenen.
Wie op welk niveau tekent, richt je in: per bedrag, per kostenplaats, per leverancier. InvoiMatch toont de factuur vanzelf bij de juiste goedkeurder, die het bedrag en de reden ziet en goedkeurt of afwijst; de factuur gaat pas door als iedereen in de keten heeft getekend. Blijft een reactie uit, dan herinnert en escaleert InvoiMatch volgens jouw regels. Elke handtekening staat in het dossier, en de factuur wacht ondertussen zichtbaar, niet in een mailbox.
Ook facturen zonder order krijgen een route.
Een deel van de facturen hoort niet bij een inkooporder, of hoort er wel bij maar de order is nooit gemaakt. Beide krijgen in InvoiMatch een eigen route, zodat ze niet buiten het proces vallen.
De kostenfactuur
Huur, energie, abonnementen, diensten zonder order. InvoiMatch herkent de leverancier en stelt op basis van eerdere facturen en jouw regels de kostenplaats en de grootboekrekening voor. De medewerker bevestigt, de factuur gaat naar de goedkeurder die bij het bedrag hoort. Terugkerende facturen worden herkend en volgen vanzelf dezelfde route.
De factuur waarvoor een order ontbreekt
Er is wel ingekocht, maar de order is niet vastgelegd. InvoiMatch maakt op basis van de factuur een ordervoorstel: leverancier, regels, bedragen. De medewerker beoordeelt en past aan, de order wordt in het ERP aangemaakt, en de factuur doorloopt daarna gewoon de matching. Zo krijgt ook deze factuur een order erachter, in plaats van een uitzondering te blijven.
Elke factuur heeft één plek waar alles staat.
Van binnenkomst tot boeking doorloopt een factuur een vaste reeks statussen. In het dossier zie je per stap wat er gebeurde, wie er iets deed en wanneer. Een vraag van een leverancier, een controle door een medewerker of een discussie over een verkeerde prijs is daarmee in één scherm te beantwoorden.
Tussenstations, alleen als het nodig is
Zien hoe InvoiMatch een factuur verwerkt?
Wij laten je zien hoe facturen door InvoiMatch worden verwerkt. Welke zonder handwerk het proces doorlopen, en welke uitvallen en waarom.
Of stuur een mail: info@hupsen.com